Первичная учетная документация

Категория: Отчетность бюджетных организаций
 

При получении денежных средств с лицевого счета в казначействе оформляются Заявка на получение денежных средств в двух экземплярах и чек. Оформление заявок, выдача и заполнение чековых книжек должны производиться в соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21.09.04 N 85н (далее - Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов), Письмом Федерального казначейства от 18.03.05 N 42-7.1-01/5.1-58.

Денежные чековые книжки выдаются органом федерального казначейства на основании заявления получателя бюджетных средств. При их выдаче на оборотной стороне каждого денежного чека проставляется наименование получателя бюджетных средств письменно или штампом. На основании п. 1.7.2 Положения Банка России от 05.12.02 N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. Текущий контроль за использованием получателем бюджетных средств наличных денег орган федерального казначейства производит в порядке, установленном п. 9 Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов. При осуществлении контроля правильности заполнения заявки и чека работник казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека, сумму. Дата заявки не может быть позднее даты чека. Контроль наличия документов, являющихся основанием возникновения денежных обязательств, на операции с наличными деньгами не распространяется.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.

1. Приходный кассовый ордер (ф. КО-1).

Применяется для оформления поступления наличных денег как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Обратите внимание: при заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например: "Получена по чеку N 121 от 20.10.05 заработная плата за первую половину октября 2005 г.", а в строке "Приложение" перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Если приходный кассовый ордер приложений не имеет, строку "Приложение" следует перечеркнуть.

2. Расходный кассовый ордер (ф. КО-2).

Применяется для оформления выдачи наличных денег как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Обратите внимание: при заполнении расходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например "Выдана заработная плата за 1-ю половину августа 2005 г.", а в строке "Приложение" перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Например: "Платежные ведомости N 125, 126, 127 от 24 октября 2005 г.".

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и другим приравненным к ней платежам, регистрируются после их выдачи. Данная форма может формироваться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.

4. Кассовая книга (ф. КО-4).

В Кассовой книге учитываются поступление и выдача наличных денег предприятия. Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему документу. При полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира", которые составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

5. Доверенность.

Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность при получении денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то перед их выдачей кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру. Сроки действия доверенности необходимо строго контролировать.

Утвержденной формы доверенности на сегодняшний день не существует. В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в которой доверитель работает.

Пунктом 94 Инструкции N 70н при оформлении кассовых операций предусмотрено использование и других форм первичной документации, таких как:

1. Квитанция (ф. 0504510).

Применяется при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

2. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Применяется в случае выдачи наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров. Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, на хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

3. Книга учета выданных раздатчикам денег.

Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей в книге приведен в п. 15 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

4. Реестр депонированных сумм.

При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, в которых напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.