Порядок отражения кассовых операций в бухгалтерском учете
После проверки правильности оформления хозяйственной операции первичные документы прорабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. Рассмотрим порядок отражения кассовых операций на примере.
Пример.
По кассе бюджетного учреждения 1 ноября 2005 г. проведены следующие операции:
1. Получены с лицевого счета в казначействе денежные средства на выплату:
- отпускных сотруднику за ноябрь 2005 г. В сумме 7 500 руб.;
- аванса на командировочные расходы в сумме 4 000 руб., в том числе:
а) проезд - 1 000 руб.;
б) суточные - 500 руб.;
в) оплата проживания - 2 500 руб.;
- вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ), эксперту - 1 000 руб.;
- средств для выдачи в подотчет на приобретение строительных материалов - 2 000 руб.;
- средств для выдачи в подотчет на приобретение основных средств - 1 000 руб.
2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению ГСМ - 200 руб.
3. Выданы под отчет денежные средства на командировку в сумме 4 000 руб.
4. Выданы под отчет денежные средства на приобретение строительных материалов в сумме 2 000 руб.
5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 1 000 руб.
6. Выданы отпускные работнику бюджетного учреждения в сумме 7 500 руб.
7. Выдано вознаграждение по договору ГПХ (услуги эксперта) в сумме 1 000 руб.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими проводками:
--------------------------------------T-----------------------T------------------------T-----------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Получены денежные средства в кассу с¦ ¦ ¦ ¦
¦лицевого счета в казначействе: ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на оплату труда ¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 211 ¦ 7 500 ¦
¦ ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по оплате¦ ¦
¦ ¦ ¦труда ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на проезд в командировку ¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 222 ¦ 1 000 ¦
¦ ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по приобрете-¦ ¦
¦ ¦ ¦нию услуг ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на выплату суточных ¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 212 ¦ 500 ¦
¦ ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по начислени-¦ ¦
¦ ¦ ¦ям на выплаты по оплате¦ ¦
¦ ¦ ¦труда ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на оплату проживания в командировке¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 226 ¦ 2 500 ¦
¦ ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по оплате про-¦ ¦
¦ ¦ ¦чих услуг ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на выплату вознаграждения по¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 226 ¦ 1 000 ¦
¦договорам ГПХ (услуги переводчика) ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по оплате про-¦ ¦
¦ ¦ ¦чих услуг ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на выдачу средств в подотчет на¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 340 ¦ 2 000 ¦
¦приобретение строительных материалов ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по приобрете-¦ ¦
¦ ¦ ¦нию материальных запасов¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на выдачу средств в подотчет на¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 310 ¦ 1 000 ¦
¦приобретение основных средств ¦Поступления в кассу ¦Расчеты по платежам из¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджета с органами, ор-¦ ¦
¦ ¦ ¦ганизующими исполнение¦ ¦
¦ ¦ ¦бюджетов, по приобрете-¦ ¦
¦ ¦ ¦нию основных средств ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Сдан в кассу подотчетным лицом¦ 1 201 04 510 ¦ 1 208 14 660 ¦ 200 ¦
¦остаток подотчетной суммы по¦Поступления в кассу ¦Уменьшение дебиторской¦ ¦
¦приобретению ГСМ ¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦
¦ ¦ ¦ных лиц по приобретению¦ ¦
¦ ¦ ¦материалов ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Выданы под отчет денежные средства на¦ ¦ ¦ 5 000 ¦
¦командировку ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на проезд ¦ 1 208 03 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 1 000 ¦
¦ ¦Увеличение дебиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных лиц по оплате тран-¦ ¦ ¦
¦ ¦спортных услуг ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на выплату суточных ¦ 1 208 01 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 500 ¦
¦ ¦Увеличение дебиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных лиц по оплате труда¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦- на оплату проживания ¦ 1 208 07 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 2 500 ¦
¦ ¦Увеличение дебиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных лиц по оплате про-¦ ¦ ¦
¦ ¦чих услуг ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Выданы под отчет денежные средства на¦ 1 208 14 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 2 000 ¦
¦приобретение строительных материалов ¦Увеличение дебиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных лиц по приобретению¦ ¦ ¦
¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Выданы под отчет денежные средства на¦ 1 208 12 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 1 000 ¦
¦приобретение основных средств ¦Увеличение дебиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности подотчет-¦ ¦ ¦
¦ ¦ных лиц по приобретению¦ ¦ ¦
¦ ¦основных средств ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Выданы отпускные работнику бюджетного¦ 1 302 01 830 ¦ 1 201 04 610 ¦ 7 500 ¦
¦учреждения ¦Уменьшение кредиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности по оплате¦ ¦ ¦
¦ ¦труда ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+-----------------------+------------------------+-----------+
¦Выдано вознаграждение по договору ГПХ¦ 1 302 07 830 ¦ 1 201 04 610 ¦ 1 000 ¦
¦(услуги эксперта) ¦Уменьшение кредиторской¦Выбытия из кассы ¦ ¦
¦ ¦задолженности по прочим¦ ¦ ¦
¦ ¦услугам ¦ ¦ ¦
L-------------------------------------+-----------------------+------------------------+------------
Обратите внимание: в соответствии с Методическими указаниями при формировании рабочего плана счетов в счете 0 201 04 000 "Касса" используется КИВФ - классификация источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов РФ. Значение КИВФ выбирается в соответствии с Приложением N 7 к Приказу N 114н.
Таким образом, при учете движения денежных средств в кассе встает вопрос контроля их целевого использования. При получении денег из банка в кредите счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" последние три знака - подстатья экономической классификации расходов. Таким образом, кассовый расход всегда учитывается по подстатьям расходов. В счет 0 201 04 000 "Касса" экономическая классификация расходов не включена. Однако для правильного ведения учета и соблюдения целевого использования в кассе на каждый момент времени остаток должен быть расписан по подстатьям расходов. Выход из данной ситуации - введение аналитических признаков к счету. Можно предложить следующую схему формирования "аналитики" по счету 0 201 04 000 "Касса":
1-й уровень - целевая статья (ЦР) в соответствии с Приложением N 3 к Приказу N 114н;
2-й уровень - вид расходов (ВР) в соответствии с Приложением N 4 к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации;
3-й уровень - подведомственное учреждение (ПУ) в соответствии со структурой организации;
4-й уровень - подстатья расходов (ПР) в соответствии с Приложением N 5 к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации.
В этом случае записи по счету 0 201 04 000 "Касса" будут выглядеть следующим образом:
Дебет, Кредит счета 0 201 04 000 - ЦС, ВР, ПУ, ПР.
При автоматизированном учете появится возможность составлять оборотные ведомости движения денежных средств в разрезе любого признака "аналитики". Такая организации учета позволяет оперативно контролировать работу кассы, избежать перерасхода по подстатьям экономической классификации расходов.