Учет трудовых книжек

Категория: Отчетность бюджетных организаций
 

Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией. Согласно п. 40 Правил бланки трудовой книжки и вкладышей в нее организации учитывают в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Также организации ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Формы книг приведены в Приложениях N 2, 3 к Инструкции.

В соответствии с п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), утвержденным Инструкцией N 70н.

Порядок учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вызывает много спорных вопросов на практике, что, прежде всего, связано с изменившейся методикой их отражения в бухгалтерском учете. Согласно п. 166 Инструкции N 107н бланки трудовых книжек и вкладышей к ним отражались в бухгалтерском учете на субсчете 132 "Денежные документы" по цене приобретения. В свою очередь, п. 241 Инструкции N 70н предусматривает вести учет находящихся на хранении и выдаваемых в подотчет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 рублю за бланк. Однако определить, на каких счетах отражается приобретение названных бланков строгой отчетности и их выдача, по Инструкции N 70н сложно. С целью разъяснения порядка учета приобретения и выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства выпустили Письмо от 18.05.05 N 42-2.2-06/63 (далее - Письмо N 42-2.2-06/63), в котором предложены бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу названных бланков строгой отчетности.

В соответствии с частью 2 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Пунктом 47 раздела 8 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 установлено, что при выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение.

Трудовые книжки и вкладыши к ним приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по существующей рыночной цене.

Согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 года N 70н, при выдаче трудовой книжки и вкладыша к ней делается следующая запись:

Д 120503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг" в размере расходов на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним (данные с забалансового учета);

К 140101130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг".

При поступлении средств отреализации трудовых книжек и вкладышей к ним в кассу учреждения делаются следующие записи:

Д 120104510 "Поступления в кассу";

К 120503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг".

При отражении средств на лицевом счете учреждения указанных средств делаются следующие записи:

Д 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг";

К 120104610 "Выбытия из кассы".

При перечислении в доход федерального бюджета указанных средств делаются следующие записи:

Д 121002130 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг";

К 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг".

Заметим, что предложенные в письме бухгалтерские записи по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним не содержат операций по счету 03 "Бланки строгой отчетности", а они, на наш взгляд, необходимы, так как в соответствии с п. 241 Инструкции N 70н находящиеся на хранении бланки строгой отчетности, к которым, в частности, и относятся трудовые книжки и вкладыши к ним, отражаются на указанном выше счете.

Использование в Письме N 42-2.2-06/63 счета 1 401 01 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг", по нашему мнению, не совсем верно, потому что он должен применяться при отражении операций, предполагающих получение дохода (прибыли). Однако из письма следует, что работник, приобретая бланк трудовой книжки или вкладыш к ней, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении, следовательно, никакой прибыли при продаже данных бланков строгой отчетности у работодателя не возникает. Кроме того, в п. 47 раздела 8 Правил говорится об этом же. Поэтому мы считаем, что наиболее целесообразно в этом случае использовать счет 1 401 01 180 "Прочие доходы". Кроме того, заметим, что в счетах, отражающих операции по учету полученного дохода от рыночных продаж товаров (работ, услуг), следует указывать код вида деятельности "2" - предпринимательская и иная приносящая доход деятельность, а не "1" - бюджетная деятельность, как указывает Письмо N 2-2.2-06/63.

Обратите внимание: в ответе на частный запрос налогоплательщика Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ, ссылаясь на пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, говорит о том, что передача организацией права собственности на бланк трудовой книжки или вкладыша к ней работнику на возмездной основе, в том числе в случае их приобретения организацией без НДС, признается реализацией товара и соответственно подлежит обложению НДС. Таким образом, при продаже трудовой книжки сумма НДС должна уплачивается в бюджет за счет средств, полученных от работника организации (п. 1 ст. 168 НК РФ). Однако, по нашему мнению, бюджетная организация выполняет роль посредника между работниками и продавцом бланков, а следовательно, при выдаче книжек нет их реализации, и начислять НДС не нужно. Требование Инструкции N 70н отражать бланки трудовых книжек на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" еще раз подтверждает такую позицию, поскольку продавать то, что не учитывается на балансе, - некорректно.

С учетом сделанных замечаний предлагаем следующий вариант бухгалтерских записей, отражающих выдачу работнику трудовой книжки.

 

Пример.

Бюджетным учреждением в сентябре 2005 г. были приобретены трудовые книжки в количестве 150 шт. на сумму 13 500 руб. Рыночная цена трудовой книжки составляет 90 руб. за шт. Бюджетное учреждение выдало трудовую книжку новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки.

В бухгалтерском учете выдача работнику трудовой книжки согласно письму должна быть отражена следующим образом:

 
------------------------------------T-----------------------T----------------------T---------------¬
¦        Содержание операции        ¦         Дебет         ¦       Кредит         ¦  Сумма, руб.  ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Приобретены  трудовые  книжки  бюд-¦     1 401 01 226      ¦    1 302 07 730      ¦     13 500    ¦
¦жетным учреждением                 ¦Расходы на прочие услу-¦Увеличение  кредиторс-¦               ¦
¦                                   ¦ги                     ¦кой  задолженности  по¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦расчетам  с  поставщи-¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦ками и подрядчиками по¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦оплате прочих услуг   ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Оплачены поставщику трудовые книжки¦     1 302 07 830      ¦    1 304 05 226      ¦     13 500    ¦
¦                                   ¦Уменьшение кредиторской¦Расчеты по платежам из¦               ¦
¦                                   ¦задолженности по расче-¦бюджета  с   органами,¦               ¦
¦                                   ¦там с поставщиками    и¦организующими исполне-¦               ¦
¦                                   ¦подрядчиками по  оплате¦ние бюджетов по  опла-¦               ¦
¦                                   ¦прочих услуг           ¦те прочих услуг       ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Оприходованы  трудовые  книжки   на¦          03           ¦                      ¦         50    ¦
¦кассира (материально  ответственное¦Бланки строгой   отчет-¦                      ¦               ¦
¦лицо) бюджетного учреждения (50 шт.¦ности                  ¦                      ¦               ¦
¦х 1 руб.)                          ¦                       ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Переданы   трудовые    книжки    на¦                       ¦                      ¦               ¦
¦хранение работнику кадровой службы:¦                       ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦-   списаны   с   кассира   как   с¦                       ¦          03          ¦         50    ¦
¦материально   ответственного   лица¦                       ¦Бланки строгой  отчет-¦               ¦
¦трудовые книжки                    ¦                       ¦ности                 ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦- оприходованы трудовые  книжки  на¦          03           ¦                      ¦         50    ¦
¦работника отдела кадров            ¦Бланки строгой   отчет-¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦ности                  ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Начислен доход                     ¦     1 205 10 560      ¦    1 401 01 180      ¦         90    ¦
¦                                   ¦Увеличение  дебиторской¦Прочие  доходы        ¦               ¦
¦                                   ¦задолженности по прочим¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦доходам                ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Выдана трудовая книжка работнику   ¦     1 201 04 510      ¦    1 205 10 660      ¦         90    ¦
¦                                   ¦Поступления в кассу    ¦Уменьшение дебиторской¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦задолженности по  про-¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦чим доходам           ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Одновременно списан бланк  трудовой¦                       ¦          03          ¦          1    ¦
¦книжки с работника кадрового отдела¦                       ¦Бланки строгой  отчет-¦               ¦
¦(в количестве 1 шт. и в усл. ед.  1¦                       ¦ности                 ¦               ¦
¦руб.)                              ¦                       ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Внесены наличные денежные  средства¦     1 304 05 226      ¦    1 201 04 610      ¦         90    ¦
¦на    лицевой    счет    бюджетного¦Расчеты по платежам  из¦Выбытия из кассы      ¦               ¦
¦учреждения, обслуживаемый в ОФК    ¦бюджета   с   органами,¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦организующими  исполне-¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦ние бюджетов, по оплате¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦прочих услуг           ¦                      ¦               ¦
¦                                   ¦     1 201 01 510*     ¦                      ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦Зачислены доходы в бюджет          ¦     1 210 02 180      ¦    1 304 05 226      ¦         90    ¦
¦                                   ¦Расчеты   с   органами,¦Расчеты по платежам из¦               ¦
¦                                   ¦организующими  исполне-¦бюджета  с   органами,¦               ¦
¦                                   ¦ние бюджетов, по посту-¦организующими исполне-¦               ¦
¦                                   ¦пившим в бюджет  прочим¦ние бюджетов, по опла-¦               ¦
¦                                   ¦доходам                ¦те прочих услуг       ¦               ¦
¦                                   ¦                       ¦    2 201 01 610*     ¦               ¦
+-----------------------------------+-----------------------+----------------------+---------------+
¦*  Если счет бюджетного учреждения обслуживается кредитной организацией, а не органом федерального¦
¦казначейства.                                                                                     ¦
L---------------------------------------------------------------------------------------------------