Расчеты с подотчетными лицами

Категория: Отчетность коммерческих организаций
 

В деятельности любой фирмы часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, покупать материальные ценности в розницу, оплачивать расходы по служебным командировкам и т.д.

В этих случаях работнику фирмы выдают наличные деньги под отчет для выполнения определенных действий. Таких работников называют подотчетными лицами. Для учета расчетов с ними используют счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Кредитовое сальдо по этому счету (то есть долг фирмы перед подотчетником), которое числится в учете на 31 декабря 2005 года, отразите по строке 625 баланса.

Отметим, что список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель фирмы. Сотрудник, который получил наличные, должен за них отчитаться. Для этого ему нужно представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1). К нему прилагаются все документы, подтверждающие его расходы. Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть ему возмещены).

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, и передавать подотчетные суммы от одного сотрудника другому. Правда, санкций за нарушение этих правил нет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Этот срок устанавливает руководитель фирмы. Сотрудник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Ваша фирма может выдавать деньги подотчетным лицам:

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов;

- на оплату командировочных расходов.

 

Интересное