Отражение командировочных расходовв учете и отчетности
Выдачу сотруднику аванса на командировку оформите записью:
Дебет 71 Кредит 50 (52)
- выданы сотруднику наличные деньги (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.
Если деньги для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, сделайте записи:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
- перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55
- учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов.
Порядок отражения в учете расходов командированного сотрудника зависит от цели командировки.
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 71
- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:
Дебет 26 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд.
Если командировка была связана с продажей готовой продукции или товаров, то расходы по ней отразите проводкой:
Дебет 44 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).
Затраты на командировку, связанную с покупкой того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Эти затраты отразите так:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).
Если сотрудник ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите записью:
Дебет 28 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
Если командировка связана с получением фирмой прочих доходов (например, заключение сотрудником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.
Такую же проводку делают, если сотрудник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.) и ваша фирма их возмещает.
Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:
Дебет 19 Кредит 71
- учтена сумма НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- произведен налоговый вычет НДС.
Обратите внимание: списать НДС по командировочным расходам можно только при наличии счетов-фактур. Исключение - проездные билеты. Для вычета НДС по проезду их достаточно. Однако сумма налога должна быть выделена в них отдельной строкой.
Сумму НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимают. Ее спишите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19
- списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Пример
Сотрудник ООО "Пассив" Петров 22 декабря 2005 года направлен в командировку в Самару на 8 дней.
Расходы Петрова составили:
- на покупку авиационных билетов - 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.);
- на проживание в гостинице - 7080 руб. (в том числе НДС - 1080 руб.);
- на оплату услуг связи - 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.).
Все расходы подтверждены документально.
Приказом руководителя "Пассива" утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 300 руб. в сутки. Петрову выданы суточные в сумме 2400 руб. (300 руб./дн. х 8 дн.).
Сумма аванса, выданного Петрову для оплаты расходов в командировке, составила 10 000 руб.
Ситуация 1
Петров направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов.
Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 10 000 руб. - выдан аванс на командировку;
Дебет 19 Кредит 71
- 1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- 1656 руб. - произведен вычет по НДС;
Дебет 10 Кредит 71
- 9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в себестоимости материалов.
Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.
Ситуация 2
Петров направлен в командировку для заключения договора о продаже готовой продукции "Пассива".
Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 10 000 руб. - выдан аванс на командировку;
Дебет 19 Кредит 71
- 1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- 1656 руб. - произведен вычет по НДС;
Дебет 44 Кредит 71
- 9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в расходах на продажу.
Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.
При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:
- оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день ее поступления;
- выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи;
- отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день утверждения авансового отчета;
- скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день утверждения авансового отчета или на день составления бухгалтерской отчетности (если к этому времени задолженность не была погашена).
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.
Сумму положительной курсовой разницы отразите так:
Дебет 71 Кредит 91-1
- отражена положительная курсовая разница.
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.
Сумму отрицательной курсовой разницы отразите так:
Дебет 91-2 Кредит 71
- отражена отрицательная курсовая разница.