Как сверить наличность в кассеи денежные документы
При проведении инвентаризации кассы надо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.
В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.
Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.
Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.
Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:
- во-первых, удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
- во-вторых, списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.
Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду, что не только недостача, но и излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.
Вот образец акта:
Унифицированная форма N ИНВ-15
Утвержденная постановлением Госкомстата РФ
от 18 августа 1998 г. N 88
-----------¬
¦ Код ¦
+----------+
Форма по ОКУД¦ 0317013 ¦
+----------+
ЗАО "Актив" по ОКПО¦ 40062011 ¦
------------------------------------------------------ ¦ ¦
организация +----------+
- ¦ - ¦
-------------------------------------------------------------¦ ¦
структурное подразделение +----------+
Вид деятельности¦ - ¦
---------+----------+
Основание для приказ, постановление, распоряжение¦ номер ¦ 45 ¦
проведения -----------------------------------+--------+----------+
инвентаризации: ненужное зачеркнуть ¦ дата ¦29.12.2005¦
L--------+----------+
Вид операции¦ 12 ¦
L-----------
----------------T----------------T--------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦ ¦
+---------------+----------------+--------+
¦ 15 ¦ 29.12.2005 ¦ ¦
L---------------+----------------+---------
Акт
инвентаризации наличных денежных средств, находящихся по состоянию
на " 29 " декабря 2005 г.
--------------
Расписка
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные
документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные
средства, разные ценности и документы, поступившие на мою
ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Материально ответственное лицо:
кассир Михайлова Н.П. Михайлова
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
Акт составлен комиссией, которая установила следующее:
1) наличных денег 3700 руб 00 коп
------------------ --------
2) марок - руб - коп
------------------ --------
3) ценных бумаг - руб - коп
------------------ --------
4) - руб - коп
------------------ --------
5)
Итого фактическое наличие на сумму 3700 руб 00 коп
--------------- ---------
цифрами
Три тысячи семьсот
-------------------------------------------------------------------------
прописью
руб 00 коп
------------------------------------------------------- ---------
По учетным данным на сумму 3800 руб 00 коп
----------------------- ---------
цифрами
Три тысячи восемьсот
-------------------------------------------------------------------------
прописью
руб 00 коп
------------------------------------------------------- ---------
Результаты инвентаризации: излишек - руб коп
--------------- ---------
недостача 100 руб 00 коп
------------- ----------
Последние номера кассовых ордеров: приходного N 85 ,
------------------
расходного N 105
------------------
Председатель комиссии директор Васильев А.И. Васильев
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии: бухгалтер Григорьева М.А. Григорьева
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
зав.складом Иванов А.Н. Иванов
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
начальник цеха Петров С.С. Петров
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся
на моем ответственном хранении.
Материально ответственное лицо:
кассир Михайлова Н.П. Михайлова
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
"29" декабря 2005 г.
--------------
Оборотная сторона формы N ИНВ-15
Объяснение причин излишков или недостач Ошибка при выдаче заработной
---------------------------------
платы
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
Материально ответственное лицо кассир Михайлова Н.П. Михайлова
----------- ---------- -------------------
должность подпись расшифровка подписи
Решение руководителя организации Недостачу 100 руб. 00 коп. удержать
----------------------------------------
с кассира Н.П. Михайловой
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
директор Васильев А.И. Васильев
----------- ------------ -------------------------
должность подпись расшифровка подписи
"29" декабря 2005 г.
--------------