Если командировку отменили
Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.
Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?
Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.
Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.
Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.
Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.
Пример
В декабре 2005 года ООО "Пассив" запланировало командировку своего сотрудника Семенова в Чехию. Цель командировки - заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.
Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.
Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:
Дебет 76 Кредит 51
- 7500 руб. - оплачена стоимость билетов;
Дебет 50-3 Кредит 76
- 7500 руб. - получены авиабилеты;
Дебет 71 Кредит 50
- 8000 руб. - выданы деньги сотруднику.
В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:
Дебет 50 Кредит 71
- 8000 руб. - возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.
Авиабилеты были сданы. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку - 500 руб.
В учете были сделаны проводки:
Дебет 76 Кредит 50-3
- 7500 руб. - возвращены билеты;
Дебет 51 Кредит 76
- 7000 руб. - получена стоимость билетов;
Дебет 91-2 Кредит 76
- 500 руб. - сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.
В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.