Если командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.

Пример

В декабре 2005 года ООО "Пассив" запланировало командировку своего сотрудника Семенова в Чехию. Цель командировки - заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.

Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.

Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

- 7500 руб. - оплачена стоимость билетов;

Дебет 50-3 Кредит 76

- 7500 руб. - получены авиабилеты;

Дебет 71 Кредит 50

- 8000 руб. - выданы деньги сотруднику.

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:

Дебет 50 Кредит 71

- 8000 руб. - возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Авиабилеты были сданы. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку - 500 руб.

В учете были сделаны проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3

- 7500 руб. - возвращены билеты;

Дебет 51 Кредит 76

- 7000 руб. - получена стоимость билетов;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 500 руб. - сумма неустойки за возврат билета отнесена на внереализационные расходы.

В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.