Сотрудник в командировке заболел

Категория: Отчетность коммерческих организаций
 

Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК РФ, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 12 ст. 264 НК РФ). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданы. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что к расходам по оплате труда принимаются затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.

 

Пример

В 2005 году сотрудник ООО "Пассив" Семенов поехал в командировку в г. Брянск на срок с 1 по 15 мая. 5 мая работник заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей 9 мая. Факт нетрудоспособности был подтвержден больничным листом, выданным поликлиникой г. Брянска.

Лечение проводилось амбулаторно (то есть работник в больнице не находился). По больничному листу было начислено пособие в сумме 1900 руб.

Работник вернулся из командировки в установленный срок - 15 мая. Стоимость проживания в гостинице составила 500 руб. в сутки.

Фирма выплатила суточные в пределах установленных норм - 100 руб. в сутки.

В трудовом договоре, заключенном с Семеновым, предусмотрено возмещение расходов в случае болезни работника в командировке.

Бухгалтер "Пассива" сделал записи в учете:

Дебет 71 Кредит 50

- 9000 руб. - выдана под отчет сумма на суточные и наем жилья в день отъезда;

Дебет 20 Кредит 71

- 9000 руб. ((500 руб. + 100 руб.) х 15 дн.) - отнесены на затраты суточные и расходы на наем жилья;

Дебет 69 Кредит 70

- 1900 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 247 руб. (1900 руб. х 13%) - удержан НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 50

- 1653 руб. (1900 - 247) - выплачено сотруднику пособие по временной нетрудоспособности.

В налоговом учете сумма 9000 руб. будет уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

А как быть с работниками, направленными в загранкомандировку?

Раньше фирмы руководствовались постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. N 365. Однако с 17 января 2003 года этот документ утратил силу. На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России.

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

- суточные;

- расходы по найму жилого помещения;

- больничные.

Суточные фирма должна возместить в порядке, установленном совместным письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ. Так, если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник.

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Что же касается больничных, то здесь надо учесть один момент: их выплачивают только на основании документа о нетрудоспособности, оформленного в соответствии с приказом Минздравмедпрома России от 13 января 1995 г. N 5. Поэтому, когда работник вернется из загранкомандировки, ему надо будет заменить документы, подтверждающие его болезнь (п. 1.10 совместного приказа Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. N 206 и постановления ФСС РФ от 19 октября 1994 г. N 21). Это сделает лечащий врач по месту жительства сотрудника, а утвердит администрация поликлиники.