Как скрыть непроизводственные расходыза представительскими

Категория: Отчетность коммерческих организаций
 

У каждого бухгалтера регулярно возникает вопрос: как отметить то или иное мероприятие, которое проводится в офисе. Например, Новый год или день рождения директора. Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль. Но руководитель просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость.

Некоторые оформляют такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием представителей других фирм. Преимущества этого способа в том, что всю оправдательную документацию можно сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны представителей других фирм не потребуется. Да и мудрить с "первичкой" не придется. По документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты - фруктами.

У этой схемы есть и недостаток. Она не позволит много сэкономить тем фирмам, которые большую часть зарплаты выдают "в конвертах". Следовательно, чем меньше официальные зарплаты в фирме, тем меньше банкетных расходов она сможет списать.

Фирме, которая решит отнести затраты по банкету к представительским расходам, необходимо будет составить комплект оправдательной документации. Составить его нетрудно. Все эти документы внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс РФ к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что на эти бумаги можно махнуть рукой. Ведь, не оформив их, фирма не сможет подтвердить целесообразность расходов. Так что лучше подойти к ним со всей ответственностью.

Алкогольные напитки лучше из "первички" убрать. Позиция налоговиков - не включать стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов. Хотя нормативных документов на этот счет нет, спорить с налоговой из-за пяти бутылок водки не стоит. Лучше учесть в документах на эту сумму безалкогольные напитки.

С расходами по аренде помещения тоже загвоздка. С одной стороны, помещение арендовано для переговоров с представителями других фирм. С другой - аренда помещений для официального приема не прописана в закрытом перечне представительских расходов. Об этом говорится и в письме Минфина России от 12 марта 2003 г. N 04-02-03/29.

Но такую позицию нетрудно и опровергнуть. Во-первых, фирма может легко доказать экономическую обоснованность аренды. Помещение было арендовано для проведения переговоров. Их результат - увеличение прибыли в будущем. Договор аренды и счет-фактура документально подтверждают эти расходы.

Во-вторых, мнение Минфина довольно неубедительное. Исходя из текста письма неясно, является в такой ситуации аренда экономически оправданным расходом или нет. К тому же в письме нет ни слова о том, по какой статье расходов учитывать подобные затраты.

Исходя из этих доводов можно прийти к выводу, что в такой ситуации стоимость аренды учитывается в затратах фирмы и уменьшает облагаемую прибыль. При этом, получив счет-фактуру и расплатившись с арендатором, фирма сможет возместить НДС по этим расходам. Как отразить банкетные расходы в учете, покажет пример.

 

Пример

ЗАО "Карат" решило организовать Новый год для сотрудников за счет представительских расходов. Фонд оплаты труда фирмы за 2005 год составил 1 200 000 руб. Сумма представительских расходов, которая может уменьшить облагаемую прибыль, составит:

1 200 000 руб. х 4% = 48 000 руб.

В прошедшем году деньги на представительские цели фирма не расходовала. Сумма представительских расходов (а проще говоря, стоимость продуктов, купленных для Нового года) составила 35 400 руб. (в том числе НДС - 5400 руб.).

Бухгалтер "Карата" сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 50 000 руб. - выданы деньги под отчет;

Дебет 20 (44) Кредит 71

- 30 000 руб. (35 400 - 5400) - списаны представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

- 5400 руб. - учтен НДС по представительским расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 5400 руб. - списана сумма НДС;

Дебет 50 Кредит 71

- 14 600 руб. - возвращена неизрасходованная часть аванса подотчетным лицом.

Сумма представительских расходов не превышает норматив. Поэтому она учитывается при налогообложении прибыли полностью.