Услуги связи

Категория: Отчетность коммерческих организаций
 

Затраты на оплату таких услуг в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности, в налоговом - в составе прочих расходов.

К расходам фирмы на услуги связи у налоговых инспекторов особое отношение. Обоснованность таких расходов они всегда ставят под сомнение. И наоборот, считают очевидным, что сотрудники получают "скрытый" доход, когда разговаривают по телефону за счет фирмы.

Инспекторы рассуждают так. Раз фирма платит за телефонные переговоры, то она обязана доказать, что эти переговоры не носили личного характера. Если доказательства покажутся налоговой инспекции неубедительными, то она исключит эти затраты из расходов в налоговом учете и квалифицирует их как доход сотрудников фирмы. И соответственно потребует доплаты налога на прибыль и налога на доходы физических лиц.

Иногда инспекторы просто отказываются признавать затраты на услуги связи, не обращая внимания ни на какие доказательства их производственной необходимости.

 

Пример

Во время выездной проверки налоговые инспекторы исключили из состава затрат предпринимателя расходы на сотовый телефон. Проверявших не переубедило ни то, что предприниматель арендовал офис в нетелефонизированном помещении на окраине города, ни то, что он указывал номер этого телефона в рекламе своих услуг.

Отменить решение инспекции предприниматель смог только через суд (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 23 декабря 2002 г. N А62-1229/02).

Но инспекторы проявляют больше изобретательности. Например, они полагают, что звонить по служебным делам сотрудники фирмы могут только в рабочее время. Предположим, что у фирмы есть расшифровка телефонных звонков. Из нее видно, в какое время сотрудники пользовались телефоном. Если проверяющие обнаружат, что часть разговоров сотрудники ведут в выходные дни или в период отпуска, то расходы фирмы на эти разговоры они включат в доход ее сотрудников. Инспекторы доначислят налог на доходы физических лиц, пени и потребуют заплатить штраф. Отменить их решение можно только через суд.

В суде же налоговые инспекторы обязаны будут доказать, что фирма оплатила личные разговоры своих сотрудников. Однако время разговоров не может свидетельствовать об их цели и содержании. Так, служебный звонок можно сделать в нерабочее время и наоборот.

Подобная позиция судей изложена в постановлениях Федерального арбитражного суда Московского округа от 10 декабря 2002 г. N КА-А40/7927-02 и от 25 февраля 2003 г. N КА-А40/408-03.

В другом случае проверяющие обнаружили, что фирма не отразила сотовые телефоны в бухучете, и... доначислили налог на доходы физических лиц. Однако и эту позицию налоговых инспекторов можно оспорить в суде.

 

Пример

По итогам налоговой проверки ООО "Индор" инспекторы составили акт, где среди нарушений они указали неуплату НДФЛ с расходов на мобильный телефон сотрудника фирмы. Не согласившись с этим, "Индор" подал иск в суд. В суде инспекторы отстаивали свою точку зрения: раз телефон - собственность сотрудника и никак не отражен в учете, фирма оплачивала личные переговоры работника.

Но эти доводы судей не убедили. Не отразив на балансе мобильный телефон, фирма нарушила правила бухучета. Но это нарушение не означает, что она должна была удерживать налог на доходы физических лиц при оплате разговоров. Руководитель фирмы подписал приказ о порядке использования сотового телефона, а счета на оплату, квитанции и авансовые отчеты свидетельствуют: расходы осуществлялись в производственных целях (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 14 мая 2003 г. N КА-А40/2927-03).

Тем не менее используемые телефоны все-таки лучше учесть. Чаще всего для служебных разговоров сотрудники фирмы используют свои личные телефоны. В этом случае с работниками нужно заключить договор аренды или безвозмездного пользования и учесть их телефоны на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства".

Из судебных споров вокруг расходов на оплату телефонных разговоров можно сделать несколько выводов.

Во-первых, фирма может включить затраты на услуги связи в расходы при расчете налога на прибыль, а платить налог на доходы физлиц по этим затратам не нужно. При этом не имеет значения:

- является телефон собственностью фирмы либо он принадлежит сотруднику;

- заключила фирма договор с оператором, оказывающим услуги связи, или нет. Фирма может оплатить счета, выставленные на физлиц - работников предприятия: производственного характера затрат это не меняет (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20 февраля 2002 г. N КА-А40/500-02). Более того, фирма вполне может оплачивать разговоры по домашнему телефону своего сотрудника и включать эти расходы в себестоимость продукции (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 4 февраля 2003 г. N Ф09-39/03АК);

- в рабочее или нерабочее время работники фирмы разговаривают по телефону;

- отразили вы телефон в бухгалтерском учете фирмы или не отразили.

Во-вторых, требования инспекторов доначислить налог на прибыль и НДФЛ не обязательно выполнять. Суды в подобных спорах, как правило, встают на сторону фирмы.

Судьи исходят из того, что инспекция должна доказать непроизводственный характер расходов на услуги связи. Но отказываться от доказательств своей правоты все-таки не следует - такая позиция может привести к отрицательному решению (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11 октября 2001 г. N А29-2661/01А).

У фирмы должны быть документы, подтверждающие затраты на телефонные разговоры (авансовые отчеты сотрудников либо договор и акты об оказанных услугах). Приказ руководителя о порядке использования сотовых телефонов и должностные инструкции для сотрудников необязательны, но они могут служить дополнительным подтверждением производственного характера расходов на услуги связи.

Спорным моментом является необходимость расшифровки телефонных звонков. Инспекторы считают, что для того, чтобы отнести услуги связи на себестоимость, нужна расшифровка звонков с указанием телефонных номеров и мест нахождения абонентов, с которыми сотрудники вели переговоры (письмо МНС России от 22 мая 2000 г. N ВГ-9-02/174).

Обычно фирмы, предоставляющие услуги телефонной связи, такую расшифровку не выдают. Но вы можете заказать ее специально. За эту услугу оператор связи может потребовать дополнительную плату.

Тем не менее мы не советуем этого делать. В некоторых случаях суды прямо указывают, что такая расшифровка для подтверждения производственного характера расходов не требуется (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 5 марта 2002 г. N А56-23095/01).

Доказать, что расходы на телефонные разговоры не носили производственного характера, инспекторы должны независимо от того, есть у фирмы расшифровка звонков или нет.

А вот помочь налоговой инспекции с доказательствами такой документ может вполне. Особенно дотошные налоговые инспекторы могут проверить, принадлежат ли вашим контрагентам телефоны, по которым звонил сотрудник. Конечно, из того, что номер не принадлежит вашему поставщику или заказчику, не следует, что разговор был личным. Сотрудник, например, мог вести переговоры с потенциальным клиентом, которые не увенчались подписанием договора, - такие расходы являются производственными и направленными на получение дохода. Однако лишнюю информацию для исследований налоговым инспекторам можно не предоставлять вовсе.