Главная > Отчетность коммерческих организаций

Как оформить результаты инвентаризации

 

После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если у вас по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений занесите в сличительные ведомости.

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме N ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме N ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д. В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается в бухгалтерии;

- второй экземпляр передается работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.

Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.

В некоторых случаях вы можете покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Взаимозачет излишков и недостач при пересортице разрешен лишь в исключительных случаях: в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию товаров. Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отразите зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую излишками.

Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, некоторые из них не были оприходованы. В этой ситуации разницу между учетными данными и результатами инвентаризации отразите в графе "Отрегулировано за счет уточнения записей в учете". Такая графа есть в сличительной ведомости N ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.

 

Пример

При инвентаризации на фирме, торгующей автомобильными запчастями, обнаружено: недостача 20 штук автомобильных дисков "Марс" по цене 1200 руб. за штуку; излишек 20 штук дисков "Пилот" по цене 1200 руб. за штуку.

В данном случае возникла пересортица, поэтому сумму недостачи можно зачесть излишками. Сличительная ведомость может быть заполнена так:

 

Унифицированная форма N ИНВ-19

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 18 августа 1998 г. N 88

 
                                                             -----------¬
                                                             ¦  Код     ¦
                                                             +----------+
                                                Форма по ОКУД¦ 0317017  ¦
                                                             +----------+
                           ЗАО "Актив"                по ОКПО¦ 40062011 ¦
------------------------------------------------------       ¦          ¦
                          организация                        +----------+
                           склад N 1                         ¦          ¦
-------------------------------------------------------------¦          ¦
                     структурное подразделение               +----------+
                                             Вид деятельности¦          ¦
                                                    ---------+-----------
Основание для    приказ, постановление, распоряжение¦  номер ¦    25    ¦
проведения       -----------------------------------+--------+----------¬
инвентаризации:           ненужное зачеркнуть       ¦  дата  ¦24.12.2005¦
                                                    L--------+----------+
                                   Дата начала инвентаризации¦25.12.2005¦
                                                             +----------+
                                Дата окончания инвентаризации¦29.12.2005¦
                                                             +----------+
                                                 Вид операции¦    85    ¦
                                                             L-----------
                              ----------------T----------------¬
                              ¦Номер документа¦Дата составления¦
                              +---------------+----------------+
                              ¦       5       ¦   29.12.2005   ¦
                              L---------------+-----------------
                         Сличительная ведомость
        результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
 
     Проведена инвентаризация фактического наличия ценностей, находящихся
на ответственном хранении
            кладовщика                 Антонова Анатолия Николаевича
---------------------------------  --------------------------------------
             должность                      фамилия, имя, отчество
 
---------------------------------  --------------------------------------
             должность                      фамилия, имя, отчество
по состоянию  на  "25"    декабря     2005 г.
                      ----------------
При инвентаризации установлено следующее:
 
------T-----------------T---------T--------------T------------------------------T-------------------------------------------------------------¬
¦Номер¦Товарно-материа- ¦ Единица ¦    Номер     ¦Результаты инвентаризации     ¦        Отрегулировано за счет уточнения записей в учете     ¦
¦ по  ¦льные  ценности  ¦измерения¦              ¦                              ¦                                                             ¦
¦по-  +--------T--------+----T----+------T-------+---------------T--------------+------------------------------T------------------------------+
¦рядку¦наимено-¦код (но-¦код ¦на- ¦инвен-¦паспор-¦  излишек      ¦ недостача    ¦          излишек             ¦            недостача         ¦
¦     ¦ вание, ¦менкла- ¦по  ¦име-¦тарный¦та (до-+-----T---------+-----T--------+---------T--------T-----------+---------T--------T-----------+
¦     ¦характе-¦ турный ¦ОКЕИ¦но- ¦      ¦кумента¦коли-¦  сумма, ¦коли-¦ сумма, ¦количест-¦ сумма, ¦номер сче- ¦количест-¦ сумма, ¦номер сче- ¦
¦     ¦ристика ¦ номер) ¦    ¦ва- ¦      ¦о реги-¦чест-¦руб. коп.¦чест-¦руб.коп.¦   во    ¦руб.коп.¦та, статьи,¦   во    ¦руб.коп.¦та, статьи,¦
¦     ¦ (вид,  ¦        ¦    ¦ние ¦      ¦ стра- ¦во   ¦         ¦во   ¦        ¦         ¦        ¦  заказа   ¦         ¦        ¦  заказа   ¦
¦     ¦ сорт,  ¦        ¦    ¦    ¦      ¦ ции)  ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
¦     ¦группа) ¦        ¦    ¦    ¦      ¦       ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
+-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
¦  1  ¦    2   ¦    3   ¦  4 ¦ 5  ¦   6  ¦   7   ¦  8  ¦  9      ¦  10 ¦ 11     ¦    12   ¦   13   ¦    14     ¦   15    ¦    16  ¦    17     ¦
+-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
¦  1  ¦Автомоб.¦        ¦    ¦    ¦      ¦       ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
¦     ¦  диск  ¦ 100100 ¦796 ¦ шт.¦      ¦       ¦     ¦         ¦ 20  ¦24000-00¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
¦     ¦ "Марс" ¦        ¦    ¦    ¦      ¦       ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
+-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
¦ 2   ¦Автомоб.¦        ¦    ¦    ¦      ¦       ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
¦     ¦  диск  ¦ 100102 ¦796 ¦ шт.¦      ¦       ¦ 20  ¦24000-00 ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
¦     ¦"Пилот" ¦        ¦    ¦    ¦      ¦       ¦     ¦         ¦     ¦        ¦         ¦        ¦           ¦         ¦        ¦           ¦
+-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
+-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
L-----+--------+--------+----+----+------+-------+-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+-----------+
                                           Итого ¦     ¦         ¦ 300 ¦39000-00¦         ¦        ¦     Х     ¦         ¦        ¦     Х     ¦
                                                 L-----+---------+-----+--------+---------+--------+-----------+---------+--------+------------
 
     Бухгалтер       Григорьева                  М.А. Григорьева
               -------------------------- -------------------------------
                           подпись               расшифровка подписи
 
------------------------------------------------------------T--------------------------T--------------------------------------¬
¦                          Пересортица                      ¦ Приходуются окончательные¦          Окончательные  недостачи    ¦
¦                                                           ¦          излишки         +------------T------------T------------+
+-----------------------------T-----------------------------+----------T---------T-----+            ¦            ¦            ¦
¦излишки, зачтенные в покрытие¦недостачи, покрытые излишками¦количество¦  сумма, ¦номер¦            ¦            ¦            ¦
¦          недостач           ¦                             ¦          ¦руб.коп. ¦счета+-----T------+-----T------+-----T------+
+---------T--------T----------+---------T--------T----------+          ¦         ¦     ¦коли-¦сумма,¦коли-¦сумма,¦коли-¦сумма,¦
¦количест-¦  сумма,¦порядковый¦количест-¦ сумма, ¦порядковый¦          ¦         ¦     ¦чест-¦ руб. ¦чест-¦ руб. ¦чест-¦ руб. ¦
¦   во    ¦руб.коп.¦номер зач-¦   во    ¦руб.коп.¦номер зач-¦          ¦         ¦     ¦ во  ¦ коп. ¦ во  ¦ коп. ¦ во  ¦ коп. ¦
¦         ¦        ¦тенных из-¦         ¦        ¦тенных из-¦          ¦         ¦     ¦     ¦      ¦     ¦      ¦     ¦      ¦
¦         ¦        ¦лишков    ¦         ¦        ¦лишков    ¦          ¦         ¦     ¦     ¦      ¦     ¦      ¦     ¦      ¦
+---------+--------+----------+---------+--------+----------+----------+---------+-----+-----+------+-----+------+-----+------+
¦    18   ¦    19  ¦     20   ¦    21   ¦    22  ¦   23     ¦      24  ¦    25   ¦  26 ¦ 27  ¦  28  ¦  29 ¦  30  ¦  31 ¦  32  ¦
+---------+--------+----------+---------+--------+----------+----------+---------+-----+-----+------+-----+------+-----+------+
¦    20   ¦24000-00¦     2    ¦    20   ¦24000-00¦    1     ¦          ¦         ¦     ¦     ¦            ¦      ¦     ¦      ¦
+---------+--------+----------+---------+--------+----------+----------+---------+-----+-----+------+-----+------+-----+------+
+---------+--------+----------+---------+--------+----------+----------+---------+-----+-----+------+-----+------+-----+------+
L---------+--------+----------+---------+--------+----------+----------+---------+-----+-----+------+-----+------+-----+-------
 
С результатами сличения ознакомлен:
     Материально ответственное (ые) лицо (а)
                       кладовщик     Антонов           А.Н. Антонов
                      -----------  ------------ -------------------------
                       должность      подпись      расшифровка подписи
 
                      -----------  ------------ -------------------------
                       должность      подпись      расшифровка подписи
 

На ценности, которые находятся у вас на ответственном хранении или в аренде, составьте отдельные сличительные ведомости. На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет.

Излишки оприходуйте, недостачи взыщите с материально ответственных лиц или спишите.

Подробнее о том, как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, читайте ниже.

 

Интересное